System kaucyjny w gastronomii – czym jest i dlaczego warto się z nim zaznajomić?

System kaucyjny stał się faktem – od października 2025 roku każda butelka i puszka z oznaczeniem to depozyt, który wraca do klienta. Gastronomia nie jest z tego zwolniona: zmienia się sposób sprzedaży, rozliczeń i rozmowy z gościem. Jak przygotować lokal, by nowy obowiązek nie zamienił się w chaos?

Od października 2025 roku system kaucyjny przestał być planem – stał się obowiązkiem. Kaucja doliczana jest do napojów w butelkach PET do trzech litrów, puszkach do jednego litra oraz szklanych butelkach wielorazowych do półtora litra. Na paragonie widać ją jako osobną pozycję, a klient odzyskuje pieniądze przy zwrocie opakowania. Paragon nie jest potrzebny – wystarczy, że butelka ma znak kaucji i czytelny kod kreskowy. Kaucja wynosi: 50 gr dla butelek PET (≤3 l) i puszek (≤1 l) oraz 1 zł dla szklanych butelek wielorazowych (≤1,5 l). Dla gastronomii to nie kosmetyczna zmiana, lecz realna korekta w sposobie sprzedaży i obsługi. Kaucję pobierasz zawsze wtedy, gdy wydajesz napój w opakowaniu objętym systemem – dotyczy to także sprzedaży na wynos, gdy nalewasz do szkła i opakowanie nie opuszcza lokalu, kaucji nie ma.  Niby prosta zasada, ale w praktyce to właśnie od jej właściwego stosowania zależy, czy lokal uniknie błędów i kar.

Kto naprawdę musi zbierać butelki?

System kaucyjny to nie tylko kwestia etykiety na butelce, lecz cały zestaw nowych obowiązków. Granicą jest 200 m² powierzchni sprzedaży: powyżej tego progu jednostka musi zbierać wszystkie opakowania objęte systemem; poniżej – co do zasady dobrowolnie, z wyjątkiem szklanych butelek wielorazowych, jeśli są sprzedawane. Duże restauracje, bary w galeriach czy food courty spełniające warunek wielkości powierzchni sprzedaży mają obowiązek przyjmować każde oznaczone opakowanie – nawet jeśli sprzedawany napój pochodził z innego miejsca. Małe punkty, poniżej dwustu metrów, pobierają kaucję, ale nie muszą prowadzić zbiórki, z wyjątkiem butelek szklanych wielorazowych, jeśli je oferują. W praktyce więc to nie branża, lecz powierzchnia sprzedaży decyduje o tym, jakie obowiązki spadną na przedsiębiorcę.

I tu zaczynają się schody. Powierzchnia sprzedaży to nie całe pomieszczenie, tylko strefa, w której faktycznie dochodzi do sprzedaży: półka z produktami, lada, miejsce przy kasie, czasem strefa samoobsługi. Kuchnia, zaplecze i magazyn nie wchodzą do limitu. Dlatego warto sięgnąć do planu najmu, sprawdzić umowę i ewidencję powierzchni. Jeśli Twój lokal balansuje na granicy 200 m² powierzchni sprzedaży, dobrze mieć dokument, który potwierdzi faktyczny metraż – to pierwszy dowód przy ewentualnej kontroli.

Co zrobić, gdy w obrocie są „stare” i „nowe” butelki jednocześnie?

System ruszył w tym miesiącu, ale to dopiero początek jego wdrażania. Przepisy przejściowe pozwalają wciąż sprzedawać napoje w „starych” opakowaniach – bez znaku kaucji i bez dodatkowej opłaty. Produkty wprowadzone przed startem systemu mogą być sprzedawane do wyczerpania zapasów, dodatkowo opakowania wprowadzone w 3 miesiące od przystąpienia do systemu, nie później niż do 31.12.2025 r., mogą funkcjonować bez logo do zużycia/zwrotu/wyczerpania., a po opróżnieniu trafiają one do żółtego pojemnika, nie do systemu zwrotu. Dopiero od 2026 roku obowiązkowo do systemu wejdą wszystkie butelki szklane wielorazowe. W efekcie przez kilka miesięcy będziemy działać w dwóch równoległych porządkach: część napojów z kaucją, część bez. To wymaga od lokalu nie tylko czujności, ale i konsekwencji. Prosta zasada brzmi: jeśli opakowanie ma znak kaucji – nalicz ją, jeśli nie – pomiń. To banalne, ale w praktyce to właśnie takie niuanse decydują, czy system działa płynnie, czy generuje chaos.

Jak przygotować lokal, żeby kaucja nie wprowadziła chaosu?

Choć przepisy nie nakładają wprost na restauracje lub kawiarnie obowiązku tworzenia punktów zwrotu, system kaucyjny zmienia codzienność lokalu. Kaucja musi pojawić się w systemie POS, w menu i w rozmowie z gościem. Personel powinien wiedzieć, kiedy ją doliczyć, a księgowość – jak ją raportować. Dla dużych restauracji to aktualizacja systemów sprzedażowych, dla mniejszych – szkolenie i dobra komunikacja. Jeśli zespół rozumie zasady, a goście dostają jasny przekaz, że kaucja to depozyt, a nie podatek, nie ma pola do nieporozumień. Warto przygotować proste komunikaty: w karcie, przy kasie, na paragonie. Jedno zdanie „kaucja zwracana przy oddaniu butelki z oznaczeniem systemu” potrafi oszczędzić dziesiątki pytań dziennie. Punkt sprzedaży ma obowiązek umieścić w widocznym miejscu informację o warunkach i trybie zwrotu opakowań i kaucji.

Nie warto też bagatelizować aspektu kontrolnego. Wojewódzkie Inspektoraty Ochrony Środowiska mają prawo weryfikować, czy lokale przestrzegają przepisów. W przypadku uchybień mogą skończyć się na pouczeniu, ale też na karze finansowej, a jej wysokość bywa dotkliwa. Wizerunkowo również nie ma tu marginesu błędu – klienci szybko zauważą, jeśli menu mówi jedno, a paragon drugie. Lepiej więc opracować jasną procedurę, przeszkolić personel i trzymać się ustalonego schematu. W systemie kaucyjnym improwizacja może okazać się  kosztowna.

Czy system kaucyjny może pokazać, jak naprawdę działa Twój lokal?

Cała ta zmiana nie dotyczy tylko butelek, choć na nich się skupia. To test na uporządkowanie procesów, na to, czy lokal działa świadomie i spójnie. Warto zacząć od prostych kroków: sprawdzić metraż, zaktualizować POS, upewnić się, że dostawcy wiedzą, które opakowania mają znak kaucji, i przygotować komunikaty dla gości. Dobrze wdrożony system nie spowolni obsługi i nie zwiększy kosztów – przeciwnie, może stać się dowodem profesjonalizmu. A jeśli nie wiesz, od czego zacząć – to ostatni dzwonek, żeby skorzystać z pomocy (np. krótkiej konsultacji prawnika) i mieć temat zamknięty bez nerwów.

Bo w tej reformie nie chodzi tylko o recykling. Chodzi o dowód, że gastronomia potrafi działać odpowiedzialnie i z głową. O to, że porządek za barem przekłada się na porządek w całym obiegu –  od pierwszego paragonu po ostatni zwrot butelki.